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Job ID : 1373075 Date Updated : December 23rd, 2024

総務兼社長秘書‐大手外資アパレル

Location Tokyo - 23 Wards, Minato-ku
Job Type Contract
Salary 4.5 million yen

Work Style

Remote Work and WFH Casual Clothing Minimal Overtime Flex Time

Job Description

【業界】アパレル、ファッション

本社:USA

従業員:5600人 (世界各国の総数)

【position】Office Supervisory and Executive Assistant/ 総務兼社長秘書

【雇用形態】契約社員(直接契約)

Report To: VP/MD, Japan/ (dual line) Manager, Facilities & Administration • Corporate Functions

 

【Main Role/Responsibility 主な役割・担当業務】

Office Supervisory オフィススーパーバイザリー(40%)

•Daily office operations management

•Facility management & Compliance.

•Manage new employee on boarding and provide off boarding assistance

•Purchase and maintenance of office equipment.

•Support of group assistant (arrange meetings)

•Translation support (Japanese / English)

•Coordinate company events

•Communication with regional team

•Flight ticketクイーン カジノ と はnd hotel arrangement for overseas business travelers

•Payment related support (SAP, Concur, Vendor registration)

•Urgent business support

•Maintain relationships with business group

•Manage office budget and control spending

•Vendor management and procurement for office services

•Monitor office supplies, order new stationery, furniture, applianceクイーン カジノ と はs required

•Organize maintenance companies

•Event planning and organizing (work together with regional team/local team)

•Project Manager for full cycle of office rent, expansion & extension

•Keep a close connection with HQ

Office Environment Compliance オフィス環境コンプライアンス (10%)

•Take in charge of fire protection/disaster prevention plan and execution

•other office environment related compliance tasks

 

Executive Assistance 秘書業務(30%)

•Executive secretary to Japan VP/MD

•Visitors Support (arrange accommodation and translation)

•Executive support related tasks

•Taskクイーン カジノ と はnd activitieクイーン カジノ と はssigned by Executive

 

Leadership team support (15%)

• Manage scheduling, arrange both domestic and oversea business partners

• Prepare reportクイーン カジノ と はnd presentations

• Work closely with relevant organizationクイーン カジノ と はnd maintain healthy working relationships

• Provide additional secretarial support wherever necessary

Others (5%)

 

【年収】 monthly 375,000 x 12= 4.5 M、経験に応じて応相談

【就業開始日】2023年1月~

【面接プロセス】3回を予定、面談者の組み合わせが変更になる可能性があります。
にご連絡ください。

General Requirements

Minimum Experience Level Over 3 years
Career Level Mid Career
Minimum English Level Business Level (Amount Used: English usage about 25%)
Minimum Japanese Level Native
Minimum Education Level Associate Degree/Diploma
Visa Status Permission to work in Japan required

Required Skills

【応募条件】

l 総務のご経験最低3年以上・秘書のご経験は特になくても大丈夫です。

l 防火管理者の資格をお持ちの方(ない場合は入社と同時に取得していただきます)

l 前向きで、自分から率先して動ける方

l 早いペースの職場でのご経験のあり、同時進行で複数の業務をこなせる方

l ビジネスレベルの英語力(メールにて英語使用、ビジネス初級レベルでも大丈夫です)

【勤務時間】09:00-17:00 (実際勤務時間7H、7Hを超えた場合、残業代支給)、フレックスタイム制度、コアタイム:11:00-15:00

【出社・在宅】在宅勤務可

【就業環境】合計で50人ほどの規模のオフィスです。 半分は外国人で、10カ国から集まっています。 非常にオープンでグローバルな職場環境です。 社内での使用言語は日本語と英語両方です。

Job Location

  • Tokyo - 23 Wards, Minato-ku
  • Ginza Line, Aoyama Itchome Station

Work Conditions

Job Type Contract
Salary 4.5 million yen
Work Hours 09:00-17:00 (実際勤務時間7H)
Holidays 完全週休二日制

Job Category

  • Legal, General Affairs and Public Relations > General Affairs
  • Customer Service, Secretary and Administration > Secretary, PA

Company Details

Company Type Small/Medium Company (300 employees or less) - International Company
Non-Japanese Ratio About half Japanese